扫描文档管理
扫描文档和管理文档的过程是协同工作的。通过保持这些流程的顺畅，企业可以实现 2024 年更新的手机号码数据 高质量交付标准，遵守管理关键文档的法规并降低物理文档存储的成本。除此之外，扫描文档管理还可以消除冗余，并大大减少员工搜索和访问文档所花费的时间。以下是有关扫描文档管理的更多详细信息。
文档扫描所涉及的活动及其范围
扫描是将物理文档转换为数字文档的过程。该过程使用一种称为扫描仪的设备完成。扫描仪有各种尺寸。其中一些很大，通常位于印刷室，而另一些则很小，可以放在口袋里。将物理文档转换为数字文档的主要目的是使其更易于存储、复制、搜索和检索。任何对业务至关重要的文档都可以扫描并存储在电子归档系统中。这有助于实现合规性，也有助于控制访问。业务关键文档的示例包括：• 信函 • 发票 • 知识产权 • 蓝图 • 工程记录 • 采购订单和其他以客户为中心的文档 • 财务记录 • 合同
扫描文档管理过程涉及多个步骤。它们包括：
• 收集业务关键文档 • 将它们扫描到计算机系统中 • 将它们转换为 PDF 和其他可搜索的文件格式 • 分配文档配置文件和标签 • 保存在电子文档归档系统中以供查看 此过程从本质上将办公室从以纸质为中心转变为无纸化办公室。
什么是无纸化办公？
这是一个通过减少员工对纸张的依赖来提高工作效率的办公环境。在这个环境中，大多数或所有业务流程都使用数字文档而不是印刷文档。无纸化办公室也是一个概念，它描述了办公室可以用来完全依赖数字文档的流程。无纸化办公室通常是在企业内容管理 (ECM) 软件的帮助下实现的。请继续阅读以了解有关此软件及其功能的更多信息。
关于企业内容管理 (ECM) 软件
这是专为公司或组织处理数字文档而设计的软件。ECM 软件提供扫描、索引和存储大量文档所需的解决方案。这些解决方案包括拆分、重新扫描、拖放以及自动文档分离。
该软件还具有许多额外的特性。它们包括：
• 创建可根据需要搜索和索引的 PDF 文件 • 批量扫描 • 直接从物理文 细胞P数据 件夹或 TWAIN 资源扫描 • 使用从索引字段派生的值自动命名和归档 • 自动文件分离 • 完全取代文档库的能力 • 节省时间、金钱和占地面积 使用 ECM 扫描的文档通常以 PDF 和 TIFF 等文件格式存储。描述图像的文档可以存储在 JPG、PNG 或 BMP 文件中。这种文件格式可以执行永久存储。
ECM 软件的特殊功能
与光学字符读取器 (OCR) 技术兼容
该软件的一个特殊功能是带有 OCR 插件的搜索界面。此功能使您可以在扫描的文档中搜索特定的单词或短语。此外，橡皮筋工具可帮助您在索引阶段使用的索引字段中输入值。
条形码读取器模块
企业内容管理 (ECM) 软件的另一个特殊功能是它有一个条形码读取器模块。此功能能够读取您扫描的文档上的条形码，从而使索引更容易。通过使用分隔符，软件中的条形码模块甚至可以从一个条形码读取多个值，例如个人的 SSN-Name-DOB。这样做可以提高扫描文档管理的效率。
广泛的文件操作通过使用此软件，您可以根 无资本赚钱的方法，无资本也能做的事 据需要对文档文件进行广泛的操作。首先，您可以预览文件而无需打开它们。这类似于翻阅物理文档的活动。深度搜索
可以使用扫描文档管理软件进行深度搜索。您可以在扫描的文档中搜索注释或关键字。此外，您还可以在数千个文档池中对特定细节进行深度搜索。
共享文档
我们生活在一个互联互通的世界，企业与客户之间的关系通过互联网进行管理和维护。因此，ECM 软件具有使您可以在公司内部网和外部共享文档的功能。通过专用客户门户提供这项服务，所有通信都是安全的。
云兼容性
ECM 软件还兼容云平台。这些平台的示例包括Folderit、Microsoft OneDrive、Dropbox 和 Google Drive。因此，您只需一个命令即可将文档直接扫描到您的云平台帐户中。当然，云服务可以为您节省很多钱。
结论
扫描文档管理软件的主要目的是让您能够轻松地将打印的文档尽快扫描成数字版本，并且不会带来麻烦。之后，该软件可让您高效地执行文件管理和组织。这一切都是为了创造一个真正的无纸化办公环境。使用该软件的主要效果是降低公司或组织的文档管理成本。另一个效果是组织内外的信息共享更好。最后但并非最不重要的是，使用企业内容管理 (ECM) 软件进行扫描文档管理有助于提高业务流程的效率，因为可以在需要时尽快提供所需的文档。 免费试用 Folderit DMS！
